راست چین کردن پاورپوینت؛ آموزش کامل جهت متن، جدول، نمودار و اعداد فارسی

راست چین کردن پاورپوینت برای هر ارائه‌ی فارسی ضروری است، اما بیشتر کاربران فقط نیمی از کار را انجام می‌دهند: دکمه‌ی تراز راست را می‌زنند و فکر می‌کنند کار تمام است. بعد با مشکلاتی روبه‌رو می‌شوند که منشأ آن را نمی‌فهمند: نقطه‌ی پایان جمله در ابتدای خط ظاهر می‌شود، گلوله‌های فهرست در سمت چپ‌اند، کلمات انگلیسی جای اشتباه می‌نشینند و پرانتزها برعکس می‌شوند.

در این آموزش، تفاوت تراز و جهت را توضیح می‌دهیم و راست‌چین کردن درست متن، فهرست، جدول، نمودار و SmartArt را گام‌به‌گام یاد می‌گیرید. این مطلب بخشی از نقشه‌ی راه آموزش پاورپوینت است.

راست چین کردن پاورپوینت: تراز در برابر جهت

پاورپوینت دو تنظیم جداگانه برای پاراگراف دارد. تراز (Alignment) تعیین می‌کند خطوط متن به کدام لبه‌ی کادر بچسبند: راست، چپ، وسط یا دوطرفه. جهت (Direction) تعیین می‌کند ترتیب نوشتن کلمات و منطق پاراگراف از کدام سمت باشد: راست‌به‌چپ یا چپ‌به‌راست.

وقتی فقط تراز را راست می‌کنید ولی جهت چپ‌به‌راست می‌ماند، پاورپوینت پاراگراف را انگلیسی فرض می‌کند. حروف فارسی همچنان درست نوشته می‌شوند، چون موتور متن آن‌ها را می‌شناسد، اما هر چیزی که «خنثی» است، مثل نقطه، ویرگول، پرانتز، اعداد و گلوله، بر اساس منطق چپ‌به‌راست قرار می‌گیرد. نتیجه همان مشکلات آشناست.

راه‌حل: همیشه جهت پاراگراف را راست‌به‌چپ کنید. با این کار، تراز هم خودبه‌خود راست می‌شود.

گام ۱: فعال‌سازی زبان فارسی

اگر دکمه‌های جهت پاراگراف را در زبانه‌ی Home نمی‌بینید، زبان فارسی فعال نیست. از File، Options و Language، در بخش Office authoring languages، فارسی را اضافه کنید. پاورپوینت را ببندید و دوباره باز کنید. حالا در بخش Paragraph زبانه‌ی Home، دو دکمه‌ی Right-to-Left Text Direction و Left-to-Right Text Direction ظاهر می‌شوند.

گام ۲: راست‌چین کردن متن و جای‌نگهدارها

کادر متن یا پاراگراف را انتخاب کنید و دکمه‌ی Right-to-Left را بزنید. برای اینکه این کار را برای هر اسلاید تکرار نکنید، آن را در اسلاید مستر انجام دهید: از View وارد Slide Master شوید، مستر اصلی را انتخاب کنید، همه‌ی جای‌نگهدارهای متن را انتخاب کنید و جهت را راست‌به‌چپ کنید. همه‌ی چیدمان‌ها و اسلایدهای ساخته‌شده از آن‌ها، از این تنظیم پیروی می‌کنند. آموزش کامل مستر را در اسلاید مستر پاورپوینت ببینید.

گام ۳: فهرست‌های گلوله‌دار و شماره‌دار

پس از راست‌به‌چپ کردن جهت، گلوله‌ها خودبه‌خود به سمت راست منتقل می‌شوند. برای فهرست‌های شماره‌دار، از فلش کنار دکمه‌ی Numbering، سبک شماره‌گذاری فارسی (۱، ۲، ۳ یا الف، ب، پ) را انتخاب کنید. فاصله‌ی گلوله تا متن را از Paragraph و بخش Indentation تنظیم کنید.

گام ۴: نمایش اعداد فارسی

به‌طور پیش‌فرض، پاورپوینت اعداد را با ارقام انگلیسی نمایش می‌دهد. برای نمایش ارقام فارسی، از File، Options و Advanced، در بخش Show document content، گزینه‌ی Numeral را روی Context بگذارید. با این تنظیم، اعدادی که در متن فارسی تایپ می‌کنید فارسی و اعداد متن انگلیسی، انگلیسی نمایش داده می‌شوند. توجه کنید که این تنظیم روی سیستم شما ذخیره می‌شود، نه در فایل؛ پس روی سیستم دیگر ممکن است اعداد انگلیسی ببینید. برای اطمینان کامل، اعداد را مستقیماً با صفحه‌کلید فارسی تایپ کنید.

گام ۵: جدول راست‌چین

جدول‌ها جهت جداگانه‌ای دارند. جدول را انتخاب کنید و در زبانه‌ی Table Design یا Layout، گزینه‌ی Right-to-Left را فعال کنید. با این کار، ستون اول به سمت راست منتقل می‌شود. اگر جدول پیش‌تر داده داشته، ترتیب ستون‌ها برعکس می‌شود؛ پس بهتر است جدول را پیش از وارد کردن داده راست‌چین کنید. علاوه بر جهت جدول، جهت پاراگراف متن داخل خانه‌ها را هم راست‌به‌چپ کنید. آموزش کامل جدول را در جدول در پاورپوینت ببینید.

گام ۶: نمودارها

در نمودارها، محورها معمولاً قرارداد بین‌المللی را دنبال می‌کنند؛ یعنی محور زمان از چپ به راست است. این قرارداد در دنیای داده جاافتاده است و بیشتر مخاطبان با آن راحت‌اند. اما برچسب‌ها، عنوان و راهنما باید فارسی و راست‌چین باشند. برای نمودارهای ستونی غیرزمانی، مثل مقایسه‌ی دسته‌ها، می‌توانید ترتیب دسته‌ها را برعکس کنید تا اولین دسته در سمت راست باشد: روی محور افقی راست‌کلیک کنید، Format Axis را بزنید و گزینه‌ی Categories in reverse order را فعال کنید. نکات بیشتر را در نمودار در پاورپوینت آورده‌ایم.

گام ۷: SmartArt

SmartArt را انتخاب کنید و در زبانه‌ی SmartArt Design، روی Right to Left کلیک کنید. ترتیب اشکال و جهت فلش‌ها برعکس می‌شود. سپس جهت پاراگراف متن داخل اشکال را هم راست‌به‌چپ کنید.

متن ترکیبی فارسی و انگلیسی

جمله‌هایی که کلمات یا عبارات انگلیسی دارند، حساس‌ترین بخش راست‌چین کردن‌اند. اگر جهت پاراگراف راست‌به‌چپ باشد، پاورپوینت معمولاً کلمات انگلیسی را درست قرار می‌دهد. اما گاهی، به‌ویژه وقتی جمله با یک کلمه‌ی انگلیسی تمام می‌شود یا علائم نگارشی کنار آن است، ترتیب به‌هم می‌ریزد. ترفند کاربردی این است که نقطه یا علامت پایان را با صفحه‌کلید فارسی تایپ کنید و میان کلمه‌ی انگلیسی و علامت فارسی، یک فاصله یا نویسه‌ی کنترلی RLM قرار دهید. همچنین فونتی انتخاب کنید که هر دو خط را هماهنگ نمایش دهد؛ موضوعی که در فونت فارسی پاورپوینت بررسی شده است.

سناریوی کامل: راست‌چین کردن یک ارائه‌ی دریافتی

همکارتان فایلی برایتان فرستاده که روی نسخه‌ی انگلیسی پاورپوینت ساخته شده و همه‌ی متن‌ها فقط راست‌تراز شده‌اند. چطور در کمترین زمان اصلاحش کنید؟ ابتدا وارد Slide Master شوید و جهت جای‌نگهدارهای مستر اصلی را راست‌به‌چپ کنید. سپس از Slide Sorter همه‌ی اسلایدها را انتخاب کنید و روی Reset در زبانه‌ی Home کلیک کنید تا جای‌نگهدارها از مستر پیروی کنند؛ دقت کنید که این کار قالب‌بندی دستی متن‌ها را هم بازنشانی می‌کند. بعد، کادرهای متنی را که خارج از جای‌نگهدارها ساخته شده‌اند، یکی‌یکی یا با انتخاب گروهی در هر اسلاید، راست‌به‌چپ کنید. در پایان، جدول‌ها و SmartArtها را جداگانه اصلاح کنید و همه‌ی اسلایدها را یک بار در حالت نمایش مرور کنید. این روش برای یک ارائه‌ی سی‌اسلایدی معمولاً کمتر از نیم ساعت زمان می‌برد.

قالب‌های راست‌چین آماده

ساده‌ترین راه اجتناب از همه‌ی این مراحل، شروع با قالبی است که از ابتدا راست‌چین ساخته شده است. در این قالب‌ها، جهت پاراگراف در مستر تنظیم شده، فونت فارسی در تم تعریف شده و جدول‌ها و نمودارهای نمونه راست‌چین‌اند. قالب چندمنظوره‌ی مدرن، قالب مینیمال پاستلی و قالب ارائه‌ی دانشگاهی رایگان نمونه‌هایی از این قالب‌ها هستند. برای سایر گزینه‌ها، دسته‌ی قالب و تم پاورپوینت را ببینید.

اشتباهات رایج

اولین و رایج‌ترین اشتباه، استفاده از دکمه‌ی تراز به‌جای جهت است. دومین اشتباه، راست‌چین کردن اسلاید به اسلاید به‌جای مستر. سومین اشتباه، فراموش کردن جدول‌ها و SmartArtها که جهت جداگانه دارند. چهارمین اشتباه، قرینه کردن کل اسلاید با Flip که متن‌ها را برعکس می‌کند. و پنجمین اشتباه، تکیه بر تنظیم Numeral سیستم برای اعداد فارسی، بدون توجه به اینکه روی سیستم دیگر عوض می‌شود.

راست‌چین در نسخه‌ی مک و نسخه‌ی وب

کاربران مک هم به همین تنظیمات دسترسی دارند، اما محل آن‌ها کمی متفاوت است. در پاورپوینت مک، پس از افزودن زبان فارسی در تنظیمات سیستم‌عامل، دکمه‌های جهت پاراگراف در زبانه‌ی Home ظاهر می‌شوند. اگر ظاهر نشدند، از منوی PowerPoint و Preferences، بخش Edit، گزینه‌های مربوط به زبان‌های راست‌به‌چپ را بررسی کنید. در نسخه‌ی وب پاورپوینت، دکمه‌های جهت در بخش Paragraph وجود دارد، اما برخی تنظیمات مثل Numeral در دسترس نیست و اعداد به‌صورت تایپ‌شده نمایش داده می‌شوند. بنابراین اگر فایل را در نسخه‌ی وب ویرایش می‌کنید، اعداد را با صفحه‌کلید فارسی تایپ کنید. در هر دو نسخه، فایلی که جهت آن در مستر درست تنظیم شده باشد، بدون مشکل نمایش داده می‌شود.

جمع‌بندی

راست چین کردن پاورپوینت یعنی تغییر جهت پاراگراف، نه فقط تراز آن. زبان فارسی را در تنظیمات اضافه کنید، جهت را در اسلاید مستر راست‌به‌چپ کنید، اعداد فارسی را از تنظیمات Numeral یا با تایپ مستقیم نمایش دهید و جدول‌ها، نمودارها و SmartArtها را جداگانه راست‌چین کنید. با این مراحل، ارائه‌ی فارسی شما بدون هیچ نقطه‌ی جابه‌جا یا گلوله‌ی نابه‌جا، کاملاً حرفه‌ای خواهد بود.